Formelt sett er det borettslagsloven og vedtektene som gir rammene for dette. Det er mye gjentagelse av borettslagsloven i vedtektene, så stort sett vil vi her referere til borettslagsloven.
I det noe nytt står ferdig, starter straks nedbrytingen. Enklere vedlikehold kan forlenge levetiden og utsette utskifting, men på et tidspunkt må de fleste bygningsdeler skiftes ut.
Erfaringene med Verksgata borettslaget tilsier at vi har en vedlikeholdsportefølje som er delt inn i store, mellomstore eller mindre prosjekter:
De store prosjektene: Vi snakker her om prosjekter med ramme på et tosifret antall millioner kroner. Disse tar lang tid å planlegge og gjennomføre og kan kreve mye oppfølging i etterkant. Eksempler i Verksgata er balkong- og vinduprosjektet i 2018/2019 og det kommende VVS-prosjektet.
Mellomstore prosjekter: Dette er prosjekter fra cirka en halv million kroner til 4-5 millioner kroner. Disse prosjektene har vi gjort flere av de siste fire årene. Nytt ladeanlegg for elbiler, nye dører, nytt låssystem og ny heis. Fremover er aktuelle prosjekter rehabilitering av oppganger, fasade, søppelløsing og modernisering av belysning. Disse prosjektene kan være krevende å gjennomføre hvis de for eksempel berører flere av leilighetene, slik dør-prosjektet gjorde.
Mindre prosjekter: Dette er mindre tiltak som bærer preg av mer løpende vedlikehold. Eksempler kan være å få skiftet ut råtne planker, bytte ut mindre deler av rør, asfaltering, garasjevask, reparasjoner av uteområde, årlig vedlikehold på taket med mer. Et mindre tiltak vi hadde i denne kategorien var for eksempel å få LED-pærer med sensor i Fjellgata 1.
Styret må prioritere og planlegge
Vårt borettslag bærer preg av at vi er i en fase hvor mange bygningsdeler har behov for utskifting/modernisering mer eller mindre samtidig. Mye er gjort de senere år, men det står også noen store og mellomstore prosjekter foran oss.Vi har valgt å trekke frem VVS-prosjektet fordi mange rør er i dårlig tilstand og det er høy sannsynlighet for skader og store konsekvenser hvis noe ikke blir gjort. Når borettslaget skal gjennomføre et prosjekt av den størrelsen, vil det i en periode kanskje ikke være rom for å gjennomføre mellomstore tiltak.
De siste årene har vi gjort flere grep for å styrke økonomien i borettslaget og øke evnen til å foreta større løft. Vi har fått gjort flere mellomstore tiltak som har vært prioritert av ulike grunner:
- Ladeanlegg ble prioritert fordi kapasiteten på det gamle anlegget var sprengt og det kom en lovendring som gav beboerne rett til lading.
- Dørprosjekter ble prioritert på grunn av brannfare spesielt i Fjellgata 2 og kulde i Fjellgata 1.
- Nytt låssystem var en prioritert fordi det gamle systemet ikke lengre var støttet, og det passet å ta dette samtidig med nye dører.
- Heis ble prioritert fordi den gamle heisen var svært slitt, hadde flere avvik og det var en risiko for at den kunne stoppe.
Heisprosjektet ble planlagt og forberedt mens vi fortsatt holdt på med dør-prosjektet og derfor klarte vi å få gjennomføringen av heis-prosjektet forholdsvis rett etter dør-prosjektet.
Det er viktig at styret gjør vurderinger av hva som må prioriteres, når det skal gjøres og med hvilken kvalitet det skal gjøres. Styret må også hensynta hva det fins kapasitet til.
 |
| Vedlikehold av borettslaget, generert av ideogram.ai |
Hva styret kan beslutte og hva generalforsamlingen skal beslutte
Styrets fullmakt fremgår av borettslagsloven § 8-8: «Styret kan ta alle avgjerder som ikkje i lov eller vedtekter er lagde til andre organ». Dette gir styret en bred fullmakt. En begrensing finnes i § 8-9 som lister opp flere punkter.Punkt 2, 3 og 5 er ikke så aktuelle for oss nå, så vi lar disse ligge.
Punkt 1 gjelder ombygging eller påbygging med mer, som «går ut over vanlig forvaltning og vedlikehold». Her kan det være ulike oppfatninger om hva som ligger i «vanlig» og hva som er en ombygging eller ikke. «Borettsloven med kommentarer» omtaler dette. Utskifting av tak, dører og vinduer kan være både omfattende og dyrt, men det i seg selv er ikke nok til at det må besluttes av generalforsamlingen. I forbindelse med noen av våre prosjekter har slik utskifting også medført en standardheving, for eksempel med dører og vinduer med en lavere U-verdi, uten at man kan kalle det en ombygging.
En aktuell sak fra Verksgata borettslag som i sin tid skapte mye diskusjon og som kunne kalles en ombygging, var en mulig utvidelse av balkongene. Dette forslaget fikk 60 % av stemmene, mens kravet etter denne paragrafen er to tredjedels flertall. Forslaget ble ikke vedtatt.
Punkt 4 gjelder å ta opp lån. Denne bestemmelsen kan nok være litt forvirrende, for den gjelder bare dersom lånet skal ha «prioritet foran innskuddene». Ingen av lånene borettslaget har i dag har prioritet foran innskuddene. Innskuddet som det er snakk om her, er det som andelseierne betalte inn som egenkapital til borettslaget da borettslaget ble etablert.
Styret kan derfor ta opp gjeld uten at det krever samtykke fra generalforsamlingen.
Noen ganger kan det likevel være at långiver velger å kreve beslutning fra generalforsamlingen som et av vilkårene for å utbetale lånet.
Punkt 6 gjelder tiltak utover vanlig forvaltning når tiltaket utgjør mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene. Det er litt vanskelig å peke på aktuelle tiltak i borettslaget vårt som ikke er vanlig forvaltning. OBOS har publisert en artikkel som sier noe om bakgrunnen for denne bestemmelsen: Hvor godt kjenner du 5%-regelen i borettslagsloven § 8-9?. Borettslagsloven har også bestemmelser av mer formell art om hva generalforsamlingen skal beslutte (årsregnskap og årsberetning) men siden det ikke gjelder vedlikehold går vi ikke videre inn på det her.
Hva kan generalforsamlingen beslutte?
Generalforsamlingen er borettslagets øverste organ. § 7-1 i loven sier at «Generalforsamlinga har øvste myndet i laget.». Generalforsamlingen kan instruere styret, og det er det som skjer når for eksempel forslag fra beboerne blir tatt opp på generalforsamlingen og godkjennes der.Det er derfor på papiret ingen begrensninger på hva generalforsamlingen kan beslutte, så lenge annet regelverk ikke er til hinder. Om det er fornuftig eller ikke, blir fort et diskusjonstema.
I noen tilfeller kan styret velge å legge frem et tiltak for generalforsamlingen som styret ellers har fullmakt til å gjennomføre, for å forankre denne beslutningen hos andelseierne. Det kan for eksempel være aktuelt når det er tenkt å gjøre store vedlikeholdstiltak.
Hvis tiltaket er nødvendig å gjennomføre og innenfor vanlig forvaltning, så trenger ikke styret nødvendigvis en godkjenning av generalforsamlingen, ref det vi skrev over.
Oppsummering
Mye av styrehverdagen handler om vedlikehold. Det krever mye å sette seg inn i hvilket vedlikehold som trengs og styret må prioritere og planlegge vedlikeholdet. Det kan dukke opp forhold underveis som kan gjøre at det blir nødvendig å revurdere planene.Generalforsamlingen er øverste myndighet i borettslaget, men det er ikke uten grunn at mye av myndigheten er delegert til styret. Å behandle enkeltsaker på generalforsamlingen som gjelder vedlikehold, kan være uheldig dersom dette gir føringer for styret som går på tvers av andre behov.
Borettslaget har mange engasjerte beboere, som kan foreslå ulike tiltak hver for seg. Noen saker vil ikke være egent for behandling på generalforsamlingen, og er best overlatt til den fullmakten styret har gjennom lov og vedtekter. Styret må imidlertid vurdere helheten. Må det tas nå, eller kan det utsettes? Kanskje kan flere mindre ting tas sammen? Hvis vi prioriterer å gjøre dette, så må vi kanskje utsette et annet tiltak? Hva er konsekvensen av å prioritere opp og ned? Hvor dyrt er det? Ligger de økonomiske rammene til rette for å gjøre dette nå?
Svarene er ikke alltid så enkle å komme frem til. Derfor kreves det uansett at vi har et styre med styremedlemmer og en styreleder som er engasjerte og som kan bruke tid på å sette seg inn i borettslagets situasjon og være med på å gjøre de rette valgene.
