Styret jobber nå med å få lagd et budsjett for 2021 og et langtidsbudsjett for de kommende årene. Vi vil i denne artikkelen dele noen av pågående sakene og vurderingene som styret har gjort til nå.
Artikkelen er tre-delt. Del 1 dreier seg om det vi kan si om vedlikeholdsbehovet nå. Del 2 er en kort gjennomgang av en likviditetsanalyse fra 2018 som konkluderte med at 10 % økning i felleskostnadene var tilstrekkelig for Bo bedre-prosjektet.
Del 3 tar for seg den samme likviditetsanalysen i mer detalj og ser også på litt mer av den økonomiske utviklingen over tid. Vi vil anbefale at alle leser i del 1 og 2, mens del 3 er ment for de litt mer interesserte.
Del 1 - Fremtidig vedlikeholdsbehov
En av utfordringene er å avgjøre hvor stort behovet for vedlikehold er. For å hjelpe oss med å vurdere dette, har styret bestilt en tilstandsvurdering av OBOS Prosjekt. Denne er nå under utarbeidelse, og vil nok kreve en del gjennomganger før styret har landet hvilket vedlikehold vi anser det som nødvendig å gjøre, og i hvilken rekkefølge vi bør gjøre hva.
Enkelte utfordringer er nok lettere å se enn andre. Trapp- og heistårnet i Fjellgata 1, har i flere år slitt med vanninntrenging særlig øverst i 5. og 4. etasje. Selve heisen er den opprinnelig siden 1983, og må på et tidspunkt enten gjennom en kraftig modernisering eller utskifting. I det samme tårnet, er fuktsikringen rundt kjelleretasjen ikke gunstig. Det gjelder også i Fjellgata 2. I Fjellgata 1 kan man se dette med egne øyne på maling som flasser av på grunn av fukt i veggen.
Begge bygninger burde bli malt. I Fjellgata 1 begynner leilighetsdørene å få en kritisk tilstand, og selv i Fjellgata 2 begynner de å dra på årene. Nytt lovverk fra 1. januar 2021 gir andelseiere en utvidet adgang til ladestasjoner, men dagens anlegg har ikke ledig kapasitet. Asfalten smulder opp og aller mest synlig er dette ved innkjørselen ved Fjellgata 2E.
Borettslaget har en stygg historikk med vannskader, og nå må det også sies at vannrørene i borettslaget begynner å komme i den alderen hvor rehabilitering, om ikke annet, bør settes på agendaen.
Det viser seg også at nøkkelsystemet til borettslaget er i ferd med å utgå. Det er svært vanskelig å få tak i deler, noe som ble svært synlig i sommer da inngangsdøren til Fjellgata 2A trengte service og deler ikke var å få tak i. Styret er ikke bekvem med at det kun fins en rømningsmulighet fra garasjene, og finner det rart at det ikke er samme standard på slokkeutstyret i alle leilighetene.
Selv om vi ennå ikke har fått rapporten, vet vi at det er nok av oppgaver fremover. Det betyr at vi må prøve å få opp en totaloversikt og prioritere de ulike tiltakene. For å få dette til er det også nødvendig med et visst handlingsrom, og det er gjennom budsjettarbeidet at vi ser i krystallkulen fremover, og gjennom det prøver å sikre oss det nødvendige handlingsrommet.
Tidligere vurderinger
Styret har også sett på tidligere vurderinger, for å se hvilke lærdommer man kan hente fra dette. Det vi kan se er at tidligere styrer nok også har funnet slike prosesser krevende i den grad dette har blitt utført.
I forbindelse med «Bo bedre»-prosjektet ble det flere ganger utført en likviditetsanalyse. Det har vært utført minst fire slike, og styret har tatt for seg den siste fra april 2018. Man kan vel si at vi har gjort en analyse av likviditetsanalysen.
Vi ser at man den gangen nok undervurderte vedlikeholdsbehovet, i tillegg til at kostnadene har økt mye. Det var en lang periode uten justering av felleskostnadene før det kom en serie med store økninger.
Del 2 - Kort oppsummering av likviditetsanalysen 2018
Likviditetsanalysen 2018 tok utgangspunkt i budsjettet for 2018. Kostnaden til forsikring og kommunen har økt svært mye siden da, og foreløpige tall for 2021 antyder at disse to utgiftspostene kommer til å bli 323 000 kroner høyere enn det som var budsjettert i 2018. Det spiste opp mye av det handlingsrommet man hadde.
2018-budsjett hadde ikke avsatt så mye til ordinært vedlikehold. Vanligvis brukte man 700 000 kroner i året på dette, mens i 2018-budsjettet var det bare satt av 500 000 kroner. Så i forhold til et vanlig år historisk sett, manglet det 200 000 kroner i kostnader her.
Det mest overraskende for dette styret, var at posten for ekstraordinært vedlikehold var satt til null kroner i årene fra 2019 og fremover. Til sammenligning var det i budsjettet for 2019 satt av i alt en million til både ordinært og ekstraordinært vedlikehold. Hvis vi legger til grunn at det historisk har vært brukt 700 000 på ordinært vedlikehold, kan vi legge til grunn at det manglet 300 000 kroner til ekstraordinært vedlikehold.
Dermed har vi en underbudsjettering på 500 000 kroner i vedlikeholdskostnader, i tillegg til at det har kommet en kostnadssmell på 323 000 kroner på grunn av forsikring og kommunale avgifter.
I likviditetsanalysen 2018 var det lagt til grunn et låneopptak for å dekke prosjektkostnader på 27,5 millioner kroner. Dette var da tenkt finansiert med et balkongtillegg på 245 000 kroner, som kom i tillegg til en generell økning på 10 %. Balkongtillegget alene ville ha utgjort en økning på 7 %. Økningen på 10 % ville ha tilsvart cirka 345 000 kroner i inntekt for borettslaget.
Årlige rente- og avdragskostnader på lånet var beregnet til 1 365 000 kroner.
Oppsummert var det altså budsjettert med 0,6 millioner kroner i økte inntekter (en økning på 17 %) for å dekke inn ett lån med cirka 1,4 millioner i kostnad.
Det går ikke opp, uten at borettslaget fra før har et overskudd. Det trodde man at man kanskje hadde, fordi vedlikeholdskostnadene var underbudsjettert med 0,5 millioner, og fordi man kunne planlegge med 0,3 millioner mindre på forsikring og kommunale avgifter enn det man kan gjøre nå.
Del 3 - Lengre gjennomgang av likviditetsanalysen 2018 og utviklingen over tid
 |
| Utsnitt fra likviditetsanalysen 2018 |
Likviditetsanalysen 2018 tok utgangpunkt i faktisk situasjon frem til 1. april 2018, og deretter bygde den videre på budsjettet for 2018. Budsjettet for 2018 ble presentert på den ordinære generalforsamlingen i 2018 og kan sees i årsberetningen på side 11.
Når man sammenligner likviditetsanalysen og budsjettet, må man ta utgangspunkt i likviditetsanalysen sine tall for siste halvår i 2018, og gange med to for å få helårseffekten som er oppgitt i budsjettet.
Inntektene
Budsjettet la til grunn de felleskostnadene vi hadde i 2018, samt innbetalinger for garasjen, borettslagets egen utleie av parkering og utleie av næringslokaler. Dette stemmer fortsatt omtrent med det nivået vi har i dag.
Riktig nok har verken parkeringsplasser eller næringslokaler vært ut fullt utleid, og dette har gått utover likviditeten til borettslaget.
På inntektssiden var det fra andre halvår 2018 lagt til en inntekt på ca 245 000 på årsbasis som et eget balkongtillegg for utvidelsen av balkongene (utgjør 7 % av felleskostnadene).
Fra første halvår 2019 var det lagt til 10 % i felleskostnader. En årlig økning på cirka 345 000 kroner.
Merk også at etter at inntektene var justert til det nye kostnadsnivået, var det lagt inn en inflasjonsjustering på 3 % i andre halvår 2020.
Kostnadene
De tre kostnadspostene «Driftsutbetalinger», «Ordinært vedlikehold» og «Ekstraordinært vedlikehold» stemmer overens med budsjettet for 2018.
Driftsutbetalinger
Mange av disse kostnadene er ganske like fra år til annet. Den generelle trenden er at prisene øker litt hvert år og derfor bør man også prisjustere felleskostnadene hvert år.
I 2018 budsjettet var forsikring satt til 347 000 kroner, og kommunale avgifter til 520 000.
For 2021 ligger disse postene ann til å bli hhv 588 000 og 642 000 kroner.
På disse to utgiftspostene har det altså vært en kostnadssmell på 323 000 kroner.
Ordinært vedlikehold
Posten «Ordinært vedlikehold» er litt mer variabel fra år til år. Denne var i 2018 budsjettert til 500 000 kroner. I de siste ti regnskapene før likviditetsanalysen hadde dette variert fra svært lavt (262 000 kr) til svært høyt (1,7 millioner), med et årlig gjennomsnitt på 700 000 kroner.
Det kan godt være at ut ifra planlagte aktiviteter var dette et fornuftig nivå for 2018, men i likviditetsanalysen er det nivået basisen for alle fremtidige år også.
Derfor har vi ovenfor sagt at i forhold til historiske snittet, manglet det 200 000 kroner i kostnader her.
Ekstraordinært vedlikehold
Posten «Ekstraordinært vedlikehold» er enda mer krevende å budsjettere enn det ordinære vedlikeholdet.
Det kan være vanskelig å sette et tydelig skille mellom ordinært vedlikehold og ekstraordinært. Underbudsjettering på den ene posten, kan dekkes inn av overbudsjettering på den andre.
Generelt og veldig forenklet kan vi si at det som er regelmessig går på «ordinært» mens det som er «uregelmessig» går på «ekstraordinært». For eksempel er det ikke vanskelig å forutse at heisen vil kreve service kanskje flere ganger i løpet av et år. Det kan vi sette av en slump sum penger til på det ordinære vedlikeholdet. Mens større grep som bytte av heismotor eller vaiere, vil man sette på ekstraordinært vedlikehold.
I budsjettet for 2018 var det lagt inn 500 000 kroner til Ekstraordinært vedlikehold. I likviditetsanalysen er dette med for 2018, men det er satt til null for alle fremtidig år.
En mulig tolkning av dette, er at man så for seg at etter Bo bedre prosjektet ville det ikke komme nytt ekstraordinært vedlikehold, eller i hvert fall ikke i den perioden likviditetsanalysen gjelder (den gikk ut 2022).
For det ekstraordinære vedlikeholdet, er det heller ikke like lett å lene seg på historiske tall. For eksempel er utgiftene i 2017-2019 til balkonger og vinduer, ingen god pekepinn på fremtidige kostnader. Som nevnt innledningsvis jobber styret med å avdekke fremtidig vedlikeholdsbehov, og en del eksempler på dette har blitt gitt. Man må legge til grunn noe her, men nøyaktig hvor mye kan være vanskelig å slå fast sikkert. For eksempel er det også slik at dersom man tok en ekstra kostnad med å rehabilitere heisen (ekstraordinært vedlikehold), vil man kanskje kunne redusere kostnaden til vanlig service (ordinært vedlikehold) fordi heisen blir mer driftssikker.
Det forrige styret satte av i alt 1 millioner kroner til vedlikehold i 2020. Hvis vi trekker av 700 000 til ordinært vedlikehold basert på det historiske snittet, sitter vi igjen med 300 000 kroner til ekstraordinært vedlikehold.
Derfor har vi ovenfor sagt at det manglet 300 000 kroner i kostnader her. Dette er en veldig grov tilnærming fra vår side, men er også det beste vi kan presentere på nåværende tidspunkt.
Låneopptak og lånekostnader
Likviditetsanalysen la til grunn at det ble tatt opp to lån:
- Lån 1 på 22,5 millioner kroner
- Årlig renter- og avdrag på 1 120 000 kroner
- Lån 2 på 5 millioner kroner.
- Årlig renter- og avdrag på 245 000 kroner
Totale årlige rente- og avdragskostnader på lånene var beregnet til 1 365 000 kroner.
Lån 2 var tenkt å dekke utvidelsen av balkongene, og skulle dekkes inn av et eget balkongtillegg. Det ble ikke noe av utvidelsen, men kostnadsøkninger i prosjektet gjorde at man likevel endte på et prosjekt-lån på 27,1 millioner. Dette er i dag vårt IN-lån.
Sum inntekter og kostnader
Helt overordnet kunne man ha sagt at et prosjekt til 27,5 millioner som må lånefinansieres, og som har lånekostnader på litt under 1,4 millioner kroner, ville ha kostet alle 77 leiligheter rundet 1500 kroner i måneden (fordelt likt, ikke hensyntatt ulik brøk).
Det var budsjettert med 245’ og 345’ i økte felleskostnader.
Ordinære vedlikeholdskostnader mener styret var underbudsjettert med 0,2 millioner, og tillegg burde det ha vært satt av noe til ekstraordinært vedlikehold. Basert på forrige styres vurdering har vi landet denne foreløpig på 300 000 kroner, men erkjenner at denne er veldig usikker.
Kostnadssmell på forsikring og kommunale avgifter utgjør 323 000 kroner.
Til sammen var det planlagt med økte inntekter på 0,6 millioner, for lave vedlikeholdskostnader på 0,5 millioner og borettslaget fikk en kostnadssmell på 0,3 millioner. Det blir til sammen 1,4 millioner og passer tilforlatelig bra med lånekostnadene på omtrent det samme.
Urørte felleskostnader, tillegg for IN-lånet og nytt låneopptak
Når det har blitt referert til en økning på 10 %, er det viktig å ha med seg at dette var ment å komme i tillegg til et balkongtillegg som, fordelt jevnt, ville alene utgjort en økning på 7 %. Dette er i hvert fall tilfellet når vi legger den siste likviditetsanalysen til grunn. Fra 1. januar 2019 så man derfor seg en økning på 17 %, sammenlignet med 1. januar 2018.
Selve felleskostnadene ble ikke økt fra 1. januar 2019 og de ble heller ikke økt fra 1. januar 2020. Imidlertid ble det fra denne datoen lagt til et eget punkt på regningen for renter og avdrag på den enkeltes andel av IN-lånet. Dette fremkommer på den månedlige fakturaen fra borettslaget som «Kapitalkost. lån 1».
I gjennomsnitt utgjorde denne økningen rundt 45 % av felleskostnadene.
Fordi kostnadene i likviditetsanalysen var satt for lavt, hadde ikke borettslaget et overskudd som kunne dekke inn deler av kostnaden med prosjekt-lånet. Da IN-lånet ble lagt til som et eget tillegg, var det ikke rom for å redusere felleskostnadene.
Snarere var borettslagets økonomi mer utsatt hovedsakelig på grunn av kostnadssmellen på forsikring og kommunale avgifter, men også fordi felleskostnadene ikke ble justert i 2019 og 2020 med vanlig inflasjonsjustering. I tillegg ble borettslagets kasse etter hvert svært mager, blant annet fordi man heller ikke fikk inn alle leieinntektene som det var budsjettert med.
Derfor har det også vært viktig for dette styret å prøve å få høyest mulig dekningsgrad på vår utleievirksomhet, slik vi orienterte om her.
Mot slutten av 2019 var borettslagets likviditet svært anstrengt. I begynnelsen av 2020 ble dette adressert ved et nytt låneopptak på 2 millioner kroner. Dette ble slått sammen med et annet eksisterende lån, samtidig som det ble innført avdragsfrihet på dette. Borettslaget har nå et lån på 5,75 millioner hvor det kun betjenes renter.
Dette andre lånet ble i sin tid tatt opp i 2011 i forbindelse med takomlegging og var da på 4,2 millioner kroner. Dette lånet hadde avdragsfrihet i fem år, og borettslaget begynte først nedbetalingen i 2016.
Tidligere økninger i felleskostnadene
Felleskostnadene har siden 2005 gjennomgått både nedsettelser, en lang periode uten økninger, noen kraftige hopp og noen mindre justeringer.
Figuren nedenfor viser felleskostnadene i regnskapet for 2005-2019 og budsjettet for 2020.
 |
| Felleskostnader 2005-2020 |
Den blå linjen viser en alternativ utvikling med en jevn årlig økning på 2,64 % per år.
Regnskapstallene
for 2006 og 2007 viser at felleskostnadene da ble satt ned sammenlignet
med 2005. Deretter lå felleskostnadene i ro frem til 2014. Da kom disse
justeringene:
01.07.2014: Øker med 15 %,
01.01.2015: Øker med 15 %.
01.01.2016: Øker med 18 %.
01.01.2017: Øker med 2,0 % (indeksregulering).
01.03.2018: Øker med 1,6 % (indeksregulering).
Noe
av disse store økningene i 2014-2016 må man tilskrive ordinær
prisjustering som følge av at felleskostnadene lenge lå urørt. Særlig
den siste store økningen i 2016 blir nok ofte tilskrevet fremtidig
vedlikehold, men i 2016 begynte borettslaget også å betale avdrag på
tak-lånet fra 2011.
Ovenfor har vi skrevet om kostnadssmellen på
forsikring og kommunale avgifter fra 2018 til 2021. Går vi litt lengre
tilbake i tid blir det enda verre. I regnskapet for 2012 var disse to
utgiftene på til sammen på 573 000 kroner. For 2021 er altså anslaget 1
230 000 kroner.
Dette er bakteppet som styret har med seg inn i budsjett-arbeidet for 2021.
